Setor Público

Afinal, o que é eficiência e burocracia, e como tentar melhorar esse cenário?

Para se discutir a dicotomia entre burocracia e eficiência, é primordial conceituar exatamente o que é a burocracia, de modo a acabar com o estigma por trás desse conceito. Idealizada por Max Weber, a burocracia tem como principal alvo a eficiência em si, com uma hierarquia rígida, relações impessoais, e principalmente procedimentos e rotinas muito engessados o que tornaria os processos mais racionais e homogêneos, enrijecendo a estrutura de poder vigente. Tendo isso em mente, porque parece que a burocracia mais atrasa qualquer processo, ao invés de torná-lo mais eficiente?

 

Weber concebeu a Teoria da Burocracia em um contexto muito menos dinâmico do que vivemos hoje, porém não se viu grande adaptação do sistema frente ao surto que a globalização causou. Assim, nos encontramos hoje em um ambiente um tanto quanto hostil para o funcionamento ótimo da máquina estatal. Processos licitatórios, por exemplo, tem que passar pelo aval de diversas esferas do Governo até serem aprovados, tornando qualquer processo dentro da Gestão Pública muito lento. Esse formalismo exacerbado vem se mostrando um grande desafio a ser superado, apesar de não ser o único culpado da falta de eficiência. Não se tem a intenção de criar uma “receita de bolo” que resolva esse problema, uma vez que o principal conflito se encontra, na realidade, na crucificação da burocracia. Como já dito antes, esse sistema é baseado pura e simplesmente na racionalidade, adequando os meios aos fins pretendidos. O problema é quando a razão parece não ser suficiente. Assim, o principal não é combater o mal necessário que é a burocracia, mas sim entender como gerir o sistema controlado por ela.

 

Um dos cinco vetores de mudança usados como base para os serviços da CJP-FGV destinados à área pública trata-se de processos, tendo sempre como objetivo final atingir uma maior eficiência nos projetos do cliente. A principal ferramenta utilizada para tal objetivo é o Redesenho de Processos, que consiste em três etapas: entender e mapear como acontece hoje o fluxo dos processos, elaborar um relatório das disfunções diagnosticadas por problemas nesse fluxo destacando suas consequências, para posteriormente poder elaborar propostas para solucioná-los e, por fim, desenhar um fluxo de processos ideal, alinhado com os objetivos da organização, de modo a focar  em solucionar disfunções encontradas.

 

Em 2010, a CJP-FGV realizou um grande projeto para o Ministério Público Federal, mais especificamente para a Procuradoria da República do Estado de São Paulo. Para se iniciar o projeto, foi feita uma Pesquisa de Clima Organizacional dentro de oito diferentes órgãos para captar a percepção momentânea dos servidores em relação à organização. Após realizadas e analisadas essas pesquisas, os consultores alocados ao projeto se dividiram e realizaram os oito Mapeamentos de Processos, a fim de elaborar o fluxo real de processos, possibilitando o diagnóstico de possíveis disfunções encontradas. Foi feito assim cada Relatório Técnico de Disfunção, entendendo a causa e consequência de cada problema encontrado e, por fim, elaborado um fluxo ideal de processos mais rápido e eficiente.  Este é apenas um exemplo que demonstra como é muito importante estar sempre atualizado quanto ao funcionamento da organização para se considerado necessário, encontrar maneiras de melhorá-lo, lidando muitas vezes melhor com a burocracia envolvida.